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第一部分 处理流程3

第1章 发票处理3

1.1 引言3

1.2 发票4

1.3 采购单5

1.4 验收单据6

1.5 正确的发票处理7

1.6 当应付账款部门收到发票时8

1.7 月末分录9

1.8 及时审批10

1.9 应付账款部门收到的不确定发票10

1.11 短付发票的处理11

1.10 充分利用付款期限11

1.12 在采购计划外订购的货物12

1.13 没有采购单的购买13

1.14 鼓励其他部门遵守应付账款有关政策13

1.15 没有编号的发票14

1.16 发票特赦日14

1.17 保存困难发票15

1.18 使用供应商报表：理论16

1.19 使用报表：实践17

1.20 文件归档：分块整理和按字母顺序整理17

1.21 减少发票的数量18

1.22 附带汇款建议账单的处理20

2.2 假定收到法22

2.1 引言22

第2章 三项核对法的替代方案22

2.3 评估收据结算24

第3章 支票的准备、打印和归档30

3.1 引言30

3.2 普遍的处理方式30

3.3 手工签发31

3.4 经授权的签发人员32

3.5 正确的支票签发程序和控制措施32

3.6 限制签发支票的时间34

3.7 寄发和签收支票36

3.8 支票归档37

3.9 支票处理的时间节约技术38

3.10 已付支票和恼人的供应商39

第4章 自动化交易所和直接存款43

4.1 引言43

4.2 直接存款43

4.3 一般例子44

4.4 电子账单与支付的结合44

4.5 术语44

4.6 支票截留和支票兑换45

4.7 公司现在的做法46

4.8 案例：公司如何使供应商接收自动化交易所付款46

4.9 前景47

第5章 国际支付48

5.1 引言48

5.3 银行账户问题49

5.2 外汇市场49

5.4 付款机制50

5.5 国际支付服务50

5.6 国际支付服务的好处50

5.7 对北美自由贸易协定（NAFTA）成员的付款51

第二部分 控制措施55

第6章 例外和紧急处理55

6.1 引言55

6.2 处理56

6.3 强硬方法58

6.4 确定紧急支票的肇事者58

6.5 调整系统和处理流程以降低紧急支票的需求59

6.6 发布简报60

第7章 错误和重复支付63

7.1 引言63

7.2 统计数据63

7.3 错误支付的类型64

7.4 一般的解决方案64

7.5 高科技解决方案65

7.6 员工：最重要的资源66

7.7 容忍度66

7.8 差异的处理67

7.9 精确性与及时性67

7.10 付款时机70

7.11 在没有审计师的情况下消除重复支付70

7.12 重复支付审计：应付账款部门和应付账款审计未来的重点72

8.1 引言75

8.2 哪些公司以副本为依据支付75

第8章 原始发票缺失时的支付75

8.3 对使用副本的控制76

8.4 避免重复支付的一般方法77

8.5 以副本为依据支付时的控制措施77

第9章 主要供应商文件80

9.1 引言80

9.2 数据80

9.3 整理81

9.4 建立新文件的时机82

9.5 维护政策82

9.7 建立供应商命名惯例83

9.6 正确的主要供应商政策83

9.8 关于建立主要供应商文件的几点提示85

9.9 新供应商文件的设置86

9.10 调整、更正和附加87

9.11 维护主要供应商文件88

第三部分 现金管理91

第10章 期限和获得折扣91

10.1 引言91

10.2 应该获得折扣吗？91

10.3 现行的处理方式94

10.4 逾期支付可能碰到的问题94

10.5 需要获得所有可能的折扣吗？96

10.6 公司需要这么做吗？97

第11章 现金管理99

11.1 引言99

11.2 为什么在应付账款部门讨论现金管理？99

11.3 支付时机100

11.4 最大化浮存时间101

11.5 采购卡102

11.6 银行服务费用102

11.7 自动化交易所的背景102

11.8 自动化交易所：企业支付的类型103

11.9 整理办公桌综合症104

11.10 公司的游戏105

12.2 零用现金的禁忌106

12.1 引言106

第12章 零用现金106

12.3 推荐的处理流程107

12.4 推荐的其他处理流程108

第13章 付款时机选择109

13.1 引言109

13.2 能再延期支付吗？109

13.3 在困难时期按时支付110

13.4 延期对供应商支付110

13.5 签署零用订单111

13.6 与供应商交谈111

13.7 固定方法111

14.2 主要应付账款问题114

14.1 引言114

第14章 审计和外部会计人员的管理报告114

14.3 利用管理报告中的信息116

14.4 《萨班斯-奥克斯利法案》（Sarbanes-Oxley Act）的作用117

第四部分 出差和娱乐121

第15章 处理出差和娱乐报告121

15.1 引言121

15.2 问题121

15.3 解决方法122

15.4 检查量的确定124

15.5 T E手册127

15.6 政策和流程的变更128

15.7 电子收据129

15.8 快速的员工补偿130

15.9 电子票据131

第16章 电子T6E报告的处理132

16.1 引言132

16.2 优点132

16.3 自有系统133

16.4 第三方电子软件135

16.5 电子票据135

第17章 T E报告流程的自动化138

17.1 引言138

17.2 尽量使用直接存款138

17.3 电子表格方法139

17.4 基于内网的一卡解决方案140

17.5 内部开发与第三方提供141

18.1 引言142

18.2 增值税142

第18章 增值税退款142

18.3 现有的解决方法143

18.4 VAT追讨公司143

18.5 时间限制：最后期限143

18.6 重视增值税政策友好的国家144

18.7 重视高额增值税费用144

19.1 引言149

19.2 EDI的概念149

第19章 电子数据交换技术149

第五部分 应付账款中的科学技术149

19.3 技术基础：介绍150

19.4 采用EDI技术的原因151

19.5 开始实施152

19.6 业务框架要求153

19.7 应付账款EDI系统的管理154

19.8 EDI给应付账款部门带来的机会154

19.9 应付账款EDI成功的因素155

19.10 系统要求155

19.11 交易伙伴目录158

19.12 EDI标准158

19.13 对供应商关系的影响159

19.14 说服管理层159

19.16 FEDI节约成本的方面160

19.15 FEDI应用160

19.17 开始EDI的学习161

19.18 互联网EDI技术162

19.19 网络EDI163

19.20 安全性和标准问题163

19.21 使用互联网的原因164

19.22 特殊应用：税收付款的ACH借记164

第20章 电子镜像167

20.1 引言167

20.2 廉价的电子镜像技术167

20.3 全图电子镜像的计划168

20.4 与电子邮件结合使用全图电子镜像168

20.5 小范围的电子镜像169

20.6 概述170

20.7 实际应用中的电子镜像技术：越来越多的痛楚171

20.8 法律认可172

20.9 灾难恢复173

20.10 经常就电子镜像技术提问173

20.11 为电子镜像准备文件174

第21章 互联网、电子邮件和电子发票176

21.1 引言176

21.2 电子邮件176

21.3 互联网177

21.4 案例：应付账款部门站点179

21.5 应付账款页面上的内容182

21.6 电子发票183

21.7 应付账款部门每天都使用互联网185

21.8 案例：使互联网为应付账款部门服务188

第22章 加密技术和数字签名191

22.1 引言191

22.2 基本情况191

22.3 案例194

第23章 电子交易市场与可扩展标识语言197

23.1 引言197

23.2 电子交易市场197

23.3 可扩展标识语言（XML）199

23.4 应收账款专业人员应该从哪些方面做好准备200

23.5 如何参与电子商务革命201

24.1 引言205

第24章 采购卡205

第六部分 专题205

24.2 什么是采购卡？206

24.3 采购卡与消费卡、公司卡的区别206

24.4 为什么使用采购卡？207

24.5 采购卡在公司内部如何运作207

24.6 计划管理者207

24.7 使用者的反馈信息208

24.8 供应商的反馈信息208

24.9 控制特征209

24.10 成本节约最大化211

24.11 认真考虑采购卡方案213

25.1 引言214

第25章 事后审计事务所214

25.3 事后审计事务所如何展开工作215

25.2 为什么应付账款审计事务所是必不可少的？215

25.4 应付账款益处216

25.5 成本216

25.6 追回款项217

25.7 选择最好的利润收回事务所217

25.8 其他考虑219

25.9 对利润收回事务所的反应219

25.10 自我审计220

25.11 重复付款的自我审计220

25.12 重复付款审计行业的现状221

26.2 什么是标准比较？222

第26章 标准比较222

26.1 引言222

26.3 标准比较数据的来源224

26.4 标准比较应用224

26.5 案例：如何开展和改进标准比较方案？226

第七部分 监管问题231

第27章 1099表单和1042表单231

27.1 引言231

27.2 背景231

27.3 1099表单最佳实务232

27.4 1099表单未归档如何处理？232

27.5 谁应该收到1099表单？233

27.7 B通知234

27.6 用信件代替W-9表单234

27.8 1099表单中的支付类型236

27.9 美国税务局给予的更多帮助236

27.10 1099表单的时代到来了：2002年完成修改237

27.11 1042表单240

第28章 销售税和使用税241

28.1 引言241

28.2 销售税和使用税的定义242

28.3 教育242

28.4 政策与程序243

28.5 销售税及使用税审计243

28.6 销售税及使用税术语245

28.7 销售税及使用税的种类245

28.9 使用税及其联结246

28.8 与时俱进246

28.10 专业化软件247

28.11 更多学习机会247

28.12 帮助其他人就是帮助应付账款部门248

28.13 特定产业的销售税、使用税建议250

28.14 避免销售税及使用税灾难253

28.15 小结255

第29章 收缴国库256

29.1 引言256

29.2 什么是收缴国库？256

29.3 不上缴的结果257

29.4 两难困境257

29.6 必要的文件工作258

29.5 公司能做些什么？258

29.7 软件解决方案259

29.8 应付账款专业人员应该做什么？260

29.9 没有上缴国库的结果260

29.10 无主财产所有者组织261

29.11 无主财产的典型经验261

29.12 无主财产策略263

第八部分 管理问题267

第30章 职业道德267

30.1 引言267

30.2 《萨班斯-奥克斯利法案》中与应付账款相关的部分267

30.3 层叠证明268

30.4 《萨班斯-奥克斯利法案》：案例269

30.6 外国资产控制办公室271

30.5 对外付款271

30.7 对应付账款部门的意义272

第31章 灾难恢复274

31.1 引言274

31.2 员工出行政策274

31.3 电话树275

31.4 计算机备份276

31.5 保护纸质文件276

第32章 外包277

32.1 引言277

32.2 为什么很多公司不将应付账款业务外包？277

32.4 雇用外包商278

32.3 什么情况下外包有意义278

32.5 外包：案例279

第33章 管理方法282

33.1 引言282

33.2 六西格玛282

33.3 平衡计分卡283

第九部分 部门管理287

第34章 缔造一流的应付账款部门287

34.1 引言287

34.2 典型的应付账款部门287

34.3 谁掌管应付账款部门？288

34.4 招聘实务289

34.5 如何组成一个应付账款“梦之队”290

34.6 手写程序293

34.7 科学技术对应付账款部门的影响295

34.8 外包297

第35章 员工管理300

35.1 引言300

35.2 培训301

35.3 为员工找到富有挑战性的工作303

35.4 倾听技巧304

35.5 招聘员工305

35.6 加班：一个严肃的问题306

35.7 对工会员工的管理307

36.1 引言312

36.2 激励方法312

第36章 员工激励与士气312

36.3 评价激励技巧314

36.4 激励那些表面上不可激励的员工316

36.5 将员工知识当作公司资源使用317

36.6 处理态度恶劣的员工318

36.7 使应付账款员工承担更多的工作量320

36.8 激励应付账款员工的现实方法320

36.9 改善应付账款部门的形象323

第37章 与采购及其他部门合作324

37.1 引言324

37.2 为什么部门之间的合作如此重要325

37.3 基本方法325

37.4 处理大问题328

37.5 使为客户服务成为应付账款部门的一种态度330

37.6 常见问题的一般解决方案333

第十部分 欺诈339

第38章 支票欺诈339

38.1 引言339

38.2 支票欺诈—“方兴未艾的行业”339

38.3 关于合理关注的法律问题340

38.4 公司责任340

38.5 控制措施341

38.6 如果使用预先打印好的库存支票341

38.7 支票安全特征342

38.8 断绝伪造现象343

38.9 给予合理关注343

38.10 主动付款345

38.12 一直存在的欺诈问题346

38.11 反向主动付款346

38.13 防止欺诈的全面方案347

38.14 快速确认伪造支票347

38.15 责任划分348

38.16 账户调节348

38.17 应付账款控制措施349

38.18 付款陷阱：银行可能并没有说明的东西349

38.19 支票欺诈的有关法律352

38.20 主动付款：下一个时代352

39.1 引言354

39.2 当心典型的潜在犯罪者354

第39章 员工欺诈354

39.3 哪些东西会出错355

39.4 防止现金欺诈的步骤355

39.5 练习耐心356

39.6 使用专业人员357

39.7 何时能够确定欺诈358

39.8 处理善后问题358

39.9 防止未来的欺诈现象359

第40章 供应商欺诈360

40.1 引言360

40.2 主要供应商档案361

40.3 不道德的供应商363

40.4 解决方案365

40.5 供应商简介表366

第十一部分 应付账款的现在及未来371

第41章 应付账款领域的专业性371

41.1 引言371

41.2 评价全局371

41.3 领导才能与准备372

41.4 科学技术373

41.5 沟通373

41.6 相关发展趋势374

41.7 获得管理层的关注375

41.8 如何使应付账款部门的建议获得批准376

41.9 掌握自己的命运377

41.11 会议378

41.10 认证378

41.12 21世纪的应付账款379

第42章 应付账款部门的工资和级别381

42.1 引言381

42.2 基本数据381

42.3 奖金383

42.4 教育385

42.5 行业及公司规模的影响385

42.6 趋势386

42.7 重新评价应付账款的地位386

42.8 级别388

应付账款管理资源信息391

索引393