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一、秘书工作基本要求1

1．良好的交际能力1

2．良好的文字写作能力2

3．良好的组织能力2

4．任务切换的能力3

二、电话用语4

1．接听和转接电话4

（1）以接待员或总机的身份接听和转接来电4

示例1 接听中午12：00之前的来电4

示例2 接听中午12：00之后的来电4

示例3 转接家属来电5

示例4 转接外单位来电5

示例5 转接外地来电5

（2）以秘书身份接听电话5

示例6 接听中午12：00之前的来电5

示例7 接听中午12：00之后的来电6

示例8 接转至法律部电话6

示例9 接转至财会部电话6

示例10 接转至会计部电话6

示例11 接转至销售部电话6

（3）接听打给同事的电话7

示例12 接听打给同事的电话7

示例13 接听打给同事的电话7

示例14 接听打给同事的电话7

示例15 接听打给同事的电话7

示例16 当受话者无法接听电话时8

示例17 当受话者外出开会时8

示例18 当受话者离开办公室时8

示例19 当受话者正在参加电话会议时8

示例20 当来电者等候多时时9

示例21 当来电者等候多时时9

示例22 当来电者等候多时时9

（4）接听打给上司的电话9

示例23 接听打给上司的电话10

示例24 接听打给上司的电话10

示例25 接听打给上司的电话10

示例26 接听打给上司的电话10

示例27 当上司无法接听电话时10

示例28 当上司外出开会时11

示例29 当上司离开办公室时11

示例30 当上司正在参加电话会议时11

示例31 当来电者等候多时时12

示例32 当来电者等候多时时12

示例33 当来电者等候多时时12

示例34 接对方秘书来电12

示例35 接对方秘书来电13

示例36 替上司拨打电话14

示例37 替上司拨打电话14

（5）转接电话15

示例38 将来电转给财会部15

示例39 将来电转给人事部15

示例40 将来电转给主任的秘书15

示例41 将来电转给人事部经理16

示例42 请总机将来电转至财会部16

示例43 请总机将来电转至人事部16

示例44 请总机将来电转给有关人员16

示例45 请总机将来电转给人事部经理17

示例46 无法转接电话时17

示例47 无法转接电话时17

示例48 无法转接电话时17

2．记录电话留言18

示例49 空白电话留言条19

示例50 已填写好的电话留言条20

示例51 电话留言22

示例52 电话留言24

示例53 电话留言26

示例54 空白电话留言条28

示例55 已填写好的电话留言条30

示例56 电话留言32

示例57 电话留言34

3．筛选来电36

示例58 筛选来电36

示例59 筛选来电36

示例60 上司无法接听经筛选的来电时36

示例61 上司无法接听经筛选的来电时37

示例62 上司无法接听经筛选的来电时37

4．结束通话37

示例63 结束通话37

示例64 结束通话38

示例65 结束通话38

三、记录预约及提供备忘39

1．记事本格式39

示例66 以小时为单位的记录预约表40

示例67 以日为单位的记录预约表41

示例68 以周为单位的记录预约表42

示例69 以月为单位的记录预约表43

示例70 以年为单位的记录预约表44

2．记录预约46

示例71 以小时为单位记录预约46

示例72 以小时为单位记录预约48

示例73 以小时为单位记录预约50

示例74 以小时为单位记录预约52

示例75 以日为单位记录预约54

示例76 以周为单位记录预约56

示例77 以月为单位记录预约58

示例78 以年为单位记录预约60

四、存档64

1．基本存档系统64

（1）按字母顺序排列系统64

（2）按主题排列系统64

2．存档和制作索引时如何按字母顺序排列65

（1）人名65

示例79 人名按姓的字母顺序排列法65

示例80 带前缀的人名按姓的字母顺序排列法66

（2）公司或企业名称66

示例81 公司名按字母顺序排列法67

示例82 人名的公司名按字母顺序排列法68

五、商务信函69

1．商务信函的基本写作要求69

2．商务信函的常用格式71

示例83 平头式商务信格式72

示例84 平头式商务信格式74

示例85 传统式商务信格式76

示例86 传统式商务信格式78

示例87 简化式商务信格式80

示例88 简化式商务信格式82

3．信封格式84

（1）印有公司地址的信封84

示例89 信封背面信口盖上印有公司详细地址的信封84

示例90 信封正面左上角印有公司详细地址的信封84

（2）传统的信封写法85

示例91 书写信封86

示例92 书写信封87

示例93 书写信封87

六、业务报告88

1．业务报告的格式88

2．业务报告的组成部分88

（1）说明信89

（2）标题页89

示例94 标题页90

示例95 标题页92

（3）前言或简介94

（4）索引或目录94

示例96 前言95

示例97 索引或目录页96

示例98 目录98

（5）报告正文100

示例99 报告正文其中一页格式（不空行）102

示例100 报告正文其中一页格式（隔行）103

（6）参考文献和附录104

示例101 参考文献106

示例102 参考文献107

七、会议记录108

1．正式会议108

2．准备正式会议的议程108

示例103 正式会议议程110

示例104 正式会议议程112

3．正式会议的会议记录114

示例105 正式会议记录116

示例106 正式会议记录118

4．非正式会议120

示例107 非正式或内部会议议程121

示例108 非正式或内部会议议程122

示例109 非正式内部会议议程124

示例110 非正式或内部会议记录126

示例111 非正式或内部会议记录128

示例112 非正式或内部会议记录130

八、商务旅行132

1．初步的旅行计划132

2．委托旅行社代理132

3．日程安排133

示例113 旅行日程安排134

示例114 商务旅行日程136

示例115 商务旅行日程138

示例116 旅行日程安排140

九、办公设备及电脑143

1．办公及通讯设备143

2．电脑系统145

3．计算机应用149

十、商务英语153

1．拼写153

2．标点符号158

3．在文件中使用数字167