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序——测测你的秘书水平1

第一章　企业与秘书3

第一节　企业为什么需要秘书3

1．秘书每天都在做些什么3

2．秘书在公司起什么作用4

3．秘书到底是什么5

4．如何划分秘书的职责范围6

整理办公室6

收集信息7

上司的保健7

第二节　上司需要什么样的秘书8

1．上司用什么标准选择秘书8

看起来舒心8

带在身边放心8

用起来省心9

2．秘书要具备哪些基本素质10

认真10

诚实10

保守秘密11

谦逊12

忍耐13

开朗13

自信14

3．为什么秘书要特别注意礼貌15

4．如何把握衣着打扮的分寸16

要注意分寸16

保持大众化16

上班服装的选择16

需要当机立断处理的事情多17

1．秘书工作的四大特征17

第三节　秘书工作有哪些特点17

首饰的副作用17

互相提醒17

工作的内容变化快18

一心几用的时候多18

忙闲不一的情况多19

2．如何提高工作效率19

工作程序化19

出现差错的时候19

当机立断20

从容不迫21

有条不紊21

3．怎样区分工作的轻重缓急22

4．如何创造性地工作23

不安于现状23

在创造中提高23

沉着细心25

及时建议25

第二章　秘书必备的常识29

第一节　秘书为什么要有丰富的常识29

1．常识对秘书有什么意义29

2．秘书如何丰富自己的常识31

第二节　社会常识32

1．生活常识32

风土人情32

科学素养32

艺术修养33

餐饮常识33

2．人情世故34

第三节　经营管理常识34

1．公司的决策机构34

监事会35

股东大会35

董事会35

2．企管经营常识36

3．其他经济常识36

股票常识36

外汇金融常识37

法律常识37

第四节　财务常识38

1．财务常识38

2．资产负责表和损益表38

3．现金支出和报销39

第三章　秘书必备的技能43

第一节　如何使用电话43

1．使用电话应注意的基本礼仪43

2．怎样接电话44

不随便说“在”或“不在”45

电话铃一响45

灵活的“已经散会了”46

要找的人不在46

不让对方久等47

推销的电话48

3．怎样挂电话48

提前做准备48

征求对方意见48

找对方的领导49

第二节　如何接待客人49

1．如何树立公司的形象49

热情大方50

随机应变50

2．前台值班的时候51

不念名片51

不浪费客人的时间52

秘书有空无闲53

客人较多的时候53

3．如何应付各种突然出现的场面54

上司突然不在54

不速之客54

时间已到55

4．招待客人的方法56

5．客人回去的时候57

6．接待室的布置57

第三节　如何收集信息58

1．为什么说收集信息是秘书工作的重中之重58

筛选分类58

准确真实59

广闻博见59

整理与保管59

道听途说59

2．收集信息有哪些诀窍60

熟悉自己的上司60

实事求是61

熟人好办事62

避免“信息污染”62

3．信息从哪里来63

网上搜索63

报刊杂志等文字信息63

收集要领64

内部材料64

第四节　如何安排上司的工作日程65

1．如何兼顾效率与健康65

2．长期与短期工作安排66

事先确认67

适当保密67

3．制定日程表的方法68

年度预定日程表68

月内预定日程表68

每周工作日程表68

当天工作日程表69

4．制定日程表的注意事项71

时间上留有充分的余地71

提高效率72

内外兼顾72

5．如何节约上司的时间72

约请他人73

接受约请74

6．按计划办事74

灵活掌握74

1．整理与保存75

第五节　如何存档75

情况发生变化75

迅速处理76

妥善存放76

没有价值尽早销毁77

2．应该保存哪些资料78

属秘书部门共用的资料78

归秘书个人专用的资料78

3．资料分类的方法79

使用文件夹79

文件夹的排列方法80

写标签的方法80

分类保管的方法81

第六节　如何准备会务工作82

1．筹备会议82

布置会场83

2．筹备会议的步骤83

会议通知84

检查用具85

核对资料85

3．开会当天的工作86

4．会议正在进行86

5．会议扫尾工作87

会议记录87

会议总结87

第七节　如何为上司出差做准备88

1．细心周到88

2．准备工作89

预订机车票90

安排住宿90

3．动身当天的工作91

临行前的工作安排91

随身携带的用品91

动身之前92

启程之后92

自学的机会92

电话的处理93

上司回来的时候93

4．与上司一起出差94

在车内94

出站时94

注意回避94

5．出差回来之后95

出差总结报告95

报销差旅费95

6．到国外出差95

成分多余96

成分残缺96

第八节　文书写作96

1．避免语法错误96

搭配不当97

顾此失彼97

位置不妥97

结构混乱97

词类误用97

2．坚持5W1H原则98

3．文章通俗易懂98

第九节　其他99

1．办公自动化99

2．办公室的整理100

3．信件收发101

邮政常识101

给上司送材料的顺序102

收信102

第四章　秘书必备的能力105

第一节　如何提高处理人际关系能力105

1．秘书为什么一定要“八面玲珑”105

2．如何搞好与上司的关系105

熟悉上司106

理解上司108

辅助上司110

3．如何搞好与各部门的关系111

关键在于诚实111

千万不能“狐假虎威”112

有矛盾正常113

什么情况下打“小报告”114

互相支持115

秘书之间一律平等116

4．如何搞好与同事的关系116

向老秘书学习117

帮助新秘书117

注意关系网的平衡118

5．如何搞好与客户的关系119

第二节　如何提高交流沟通的能力119

1．如何“听”与如何“说”119

“听”的学问119

“说”的艺术122

2．如何请示与汇报125

请示的方法125

汇报的方法126

3．如何丰富自己的肢体语言128

让声音得体并充满魅力128

真诚地握手129

说话的姿势129

经常微笑129

4．接受批评与批评130

面对批评130

批评的技巧131

第五章　秘书工作的发展趋势135

第一节　秘书工作面临的挑战135

第二节　秘书工作的国际化137

1．全球化的时代137

2．绝对会说英语138

3．国际文化素养139

第三节　秘书工作的信息化139

第四节　秘书的职业规划142

1．秘书的职业化142

2．秘书职业的优缺点142